Dit is de privacyverklaring van ICF Nederland (International Christian Fellowship). Hierin leggen we uit waarom we persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, welke gegevens dit zijn en welke rechten u heeft als wij uw persoonsgegevens verwerken.
WIE WIJ ZIJN
ICF is een zelfstandige kerk die ontstaan is uit de droom dat de kerk weer dynamisch, echt en actueel moet zijn voor de mensen. Samen geloven we in God, integreren het in ons dagelijks leven en hebben we echte vriendschappen. Deze privacyverklaring is van toepassing de volgende entiteiten: ICF Leiden, ICF Rotterdam, ICF Amsterdam en ICF Activities.
Heeft u vragen over deze privacyverklaring? Of over het gebruik van uw persoonsgegevens door ICF? Neem dan contact op met onze functionaris gegevensbescherming (FG), Richard Lejour.
COOKIES
Bezoekt u onze website, dan maken we gebruik van cookies. We gebruiken technische cookies om de website goed te laten functioneren. Ook gebruiken wij een programma voor website statistieken, maar daarbij maken wij uw gegevens anoniem.
WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
We zullen uw persoonlijke informatie alleen verwerken als we hier een wettelijke basis voor hebben. De wettelijke basis hangt af van welke activiteit of activiteiten u met ons aangaat en waarin wij uw gegevens nodig hebben om die activiteit te doen of uit te voeren. De wettelijke basis in bijna alle gevallen zal zijn:
- omdat u ons toestemming hebt gegeven;
- omdat we een overeenkomst moeten uitvoeren, bijvoorbeeld bij de aanschaf van een ticket voor een evenement of cursus,;
- omdat we dat wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld het vastleggen van uw donaties aan ICF of vastleggen van een vrijwilligersovereenkomst,
- om vitale belangen te beschermen. Bijvoorbeeld als u op een ICF camp, conferentie of bij een meeting bent en u wordt onwel door ziekte, noodlot of allergie. In zo’n geval kunnen we uw gegevens gebruiken om u te helpen, want in zo’n geval is het lastig of zelfs onmogelijk om u eerst om goedkeuring te vragen en u dan te helpen.
WAAROM VERWERKEN WIJ BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS?
ICF verwerkt bijzondere gegevens als kerkgenootschap en/of stichting zonder winstoogmerk, omdat we op godsdienstig vlak werkzaam zijn. Bijvoorbeeld, door uw inschrijving voor een ICF cursus, evenement of als vrijwilliger, valt automatisch af te leiden wat uw religieuze overtuiging en/of interesse is. Daarmee vallen sommige gegevens volgens de wet AVG automatisch onder bijzondere gegevens.
WELKE GEGEVENS VERZAMELEN EN GEBRUIKEN WIJ?
Als wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, is dat meestal omdat u zelf contact met ons hebt opgenomen, bijvoorbeeld bij het aanmelden van een cursus, een donatie doet of een ICF account aanvraagt. En u daarbij informatie over uzelf hebt gegeven.
De soorten persoonlijke informatie die door ons worden verzameld, zijn onder meer:
- persoonlijke gegevens zoals uw titel, voornaam, achternaam en geboortedatum;
- contactgegevens zoals postadres, postcode, e-mailadres, mobiele telefoonnummers en telefoonnummers;
- indien nodig, demografische informatie zoals burgerlijke staat, nationaliteit, opleiding, werk/kwalificaties en familie details;
- financiële informatie zoals donatie geschiedenis en uw bankgegevens;
- gegevens van uw echtgeno(o)t(e) en familie als u zich vrijwillig aanmeldt, zich registreert voor evenementen en/of uw kinderen om welke reden dan ook bij ICF;
- niet-financiële informatie zoals paspoorten, rijbewijzen; (als u zich inschrijft voor een event, camp of conferentie en we bijvoorbeeld ten behoeve van een huurbusje of vliegtickets rijbewijs en/of paspoort nodig hebben)
- gegevens van werknemers en vrijwilligers zoals vaardigheden, talen en ervaring;
- aantekeningen van uw contact met ons;
- door u verstrekte foto’s of foto’s genomen bij ICF, bij diensten of evenementen.
WELKE BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WE?
We kunnen bijzondere persoonsgegevens verzamelen en opslaan (bijzondere gegevens zoals genoemd in AVG), zoals:
- religieuze informatie (aanwezigheid bij evenementen/activiteiten, persoonlijke geloofs beslissingen, zoals dopen, opdragen kinderen en gebedskaarten);
- gezondheidsinformatie verstrekt tijdens pastorale gesprekken;
- gezondheidsinformatie om als vrijwilliger bij ICF te kunnen meewerken (voor sommige vrijwilligers posities (bijvoorbeeld vrijwilligers in het kinderwerk) hebben we zeer strikte eisen, in de intakeprocedure stellen veel persoonlijke gezondheidsvragen.
HOE WIJ UW GEGEVENS GEBRUIKEN?
We verzamelen informatie over u voor verschillende doeleinden op basis van verschillende redenen. Een deel van de informatie wordt bijvoorbeeld door u gegeven als u zich aanmeldt voor activiteiten of evenementen. Soms zijn wij op grond van wet- en regelgeving verplicht om informatie over u te verzamelen en te verwerken, en op andere momenten zullen we dat doen om ons werk als kerk (zonder winstoogmerk) te kunnen uitvoeren.
Uw persoonlijke informatie zal worden behandeld in overeenstemming met de Wet. Uw persoonsgegevens worden nooit verkocht of doorgegeven. Ze worden alleen gedeeld met anderen indien u daarvoor toestemming hebt gegeven of indien dat contractueel of wettelijk is toegestaan of vereist.
We zullen uw persoonlijke informatie niet voor andere doeleinden gebruiken zonder eerst uw toestemming te vragen, tenzij dat is toegestaan of vereist door de wet.
Over het algemeen zal het gebruik van uw persoonlijke gegevens op basis zijn van kerkelijke (zonder winstoogmerk) activiteiten en met uw toestemming het volgende omvatten:
- om u op de hoogte houden van diensten, activiteiten, evenementen en conferenties van ICF;
- om werknemers en vrijwilligers te beheren;
- om donaties te werven en te verwerken, alsook gerelateerde wettelijke rechten en plichten;
- voor het starten en behouden van uw betrokkenheid met ons;
- voor het beantwoorden van een vraag of verzoek om nadere informatie of over een klacht over ons, onze diensten, activiteiten en evenementen;
- om u te registreren voor evenementen, conferenties en om de gevraagde diensten te bieden;
- om de kerk te helpen om diensten en producten te leveren, die waardevol zijn voor mensen die betrokken zijn bij ICF;
- om ICF te helpen voor management- en administratieve doeleinden, zoals boekhouding, betalingen met creditcard/debitcard, fraude bestrijdingsmaatregelen, onderhoud en ontwikkeling.
HOE BEVEILIGEN WIJ UW GEGEVENS?
Wij nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beveiligen, zodat deze gegevens bijvoorbeeld niet verloren raken. Wij doen dit volgens de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.
Informatie die u op papier verstrekt, zoals toestemmingen en brieven, of informatie die wordt vastgelegd in vergaderingen met personeel of vrijwilligers, kan worden overgebracht naar beveiligde virtuele systemen of worden opgeslagen in beveiligde fysieke archiveringssystemen.
Externe dienstverleners kunnen informatie verwerken, bestellingen uitvoeren en leveren, donaties en creditcardbetalingen verwerken en namens ons ondersteunende diensten verlenen. Wanneer dergelijke details worden gedeeld, beperken de geldende overeenkomsten het gebruik van uw informatie tot het doel waarvoor deze wordt verstrekt en zorgen zij ervoor dat deze veilig en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy worden bewaard.
Alle externe partijen voor het verwerken/opslaan van persoonsgegevens voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens (AVG).
PARTIJEN VOOR FINANCIËLE AFHANDELING
Alle (online) donaties met creditcards/bankpassen worden veilig afgehandeld via externe partners. Creditcard- of bankpas gegevens worden niet geregistreerd door ICF en niet opgeslagen op onze systemen.
Alle externe partijen voor het verwerken van financiële transacties voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens (AVG)
HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij uw gegevens verwerken. Maar soms zijn wij (wettelijk) verplicht om uw gegevens langer te bewaren.
LINKS EN SOCIALE MEDIA
Onze website kan ook links bevatten naar andere websites of deze website kan ook social-media-knoppen bieden, waardoor het delen van webinhoud rechtstreeks naar een social-media-platform zoals Facebook, Twitter, WhatsApp en YouTube mogelijk is.
Wij ondersteunen geen social-media-website(s) en zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud ervan, tenzij gepost of goedgekeurd door ons, noch zijn wij verantwoordelijk voor de cookies die dergelijke websites kunnen bevatten.
Het gebruik van dergelijke knoppen of links is op eigen risico en u moet de authenticiteit van sites verifiëren voordat u op dergelijke sites persoonlijke informatie post of verstrekt.
We vragen niet om wachtwoorden of persoonlijke gegevens op sociale media.
Websites zoals Vimeo en YouTube worden gebruikt om video’s op de website te laden en serviceproviders zoals Brushfire, MailChimp en Google Analytics kunnen via deze site hun eigen cookies verzenden. Raadpleeg het cookie- en privacybeleid op deze sites van derden als u hier meer informatie over wilt.
DOWNLOADS
Alle documenten of bestanden die beschikbaar zijn gemaakt om te downloaden van onze website worden op eigen risico van de gebruiker aangeboden.
WAT ZIJN UW RECHTEN?
Hieronder leest u welke privacyrechten u heeft als ICF uw persoonsgegevens verwerkt. En hoe u een verzoek kunt doen bij ICF als u uw privacyrechten wilt gebruiken.
Verzoek doen
U kunt uw verzoek doen per e-mail of brief:
ICF Nederland
Verzoek Privacyrechten
van der Werfstraat 25
2312 VS Leiden
Nederland
Recht op inzage
Wilt u weten welke persoonsgegevens ICF van u verwerkt? Dan kunt u een inzageverzoek doen.
Recht op rectificatie
Blijkt dat uw gegevens bij ICF onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aanvullen.
Recht op vergetelheid
U kunt, in een aantal gevallen, aan ICF vragen om uw gegevens te wissen.
Recht op dataportabiliteit
U kunt een beroep doen op het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van gegevens) als ICF uw gegevens verwerkt omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Of om een overeenkomst met u uit te voeren. Let op: dit geldt alleen voor gegevens die ICF digitaal verwerkt, dus niet voor papieren bestanden.
Recht op beperking van de verwerking
U kunt ICF vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken.
Recht van bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens door ICF.
Wilt u één van deze rechten uitoefenen, neem contact op met de functionaris voor gegevensbescherming Richard Lejour.
Privacyklacht melden
Bent u het niet eens met hoe ICF met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u een privacyklacht melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
ICF Nederland
van der Werfstraat 25
2312 VS Leiden
Nederland
info@icfnl.church
This is the privacy statement of ICF Nederland (International Christian Fellowship). In this, we explain why we collect and use personal data, what data this is, and what rights you have when we process your personal data.
WHO WE ARE
ICF is an independent church that originated from the dream that the church should be dynamic, authentic, and relevant for the people. Together, we believe in God, integrate this into our daily lives, and have real friendships. This privacy statement applies to the following entities; ICF Leiden, ICF Rotterdam, ICF Amsterdam, and ICF Activities.
Do you have questions about this privacy statement? Or about the use of your personal data by ICF? Please contact our Data Protection Officer (DPO), Richard Lejour.
COOKIES
When you visit our website we use cookies. We use technical cookies to bring optimal performance to our website. We also use a program for website statistics, but in doing so your personal data is being anonymized.
WHY DO WE PROCESS PERSONAL DATA?
We will only process your personal data when we have a legal basis to do so. The legal basis depends on what activity or activities you engage in with us and for which we need your data to perform or execute the activity. The legal basis in almost all cases will be:
- because you have given us permission;
- because we need to execute an agreement, for example when purchasing a ticket to an event or a course;
- because we have a legal obligation, for example when documenting your donation to ICF or to record a volunteer contract;
- to protect vital interests. For example, when attending an ICF camp, conference, or meeting and you become unwell due to illness, an accident, or allergies. In such circumstances, we can use your personal data to help you, since it will be difficult or even impossible to first request your permission and then help you.
WHY DO WE PROCESS SPECIAL PERSONAL DATA?
ICF processes special personal data as a denomination and/or not-for-profit foundation because we are religiously active. For example, by registering for an ICF course, event, or as a volunteer, you can automatically deduce what your religious beliefs and/or interests are. Therefore some data is automatically categorized as special personal data under the General Data Protection Regulation (GDPR).
WHAT DATA DO WE COLLECT AND USE?
If we collect and use personal data, this is usually because you have initiated to contact us, for example when registering for a course, making a donation, or requesting a user account with ICF. And by doing so you have provided personal information.
The personal information we collect has been categorized as follows:
- personal information such as your title, first name, last name, and date of birth;
- contact information such as a postal address, zip code, e-mail address, mobile phone numbers, and telephone numbers;
- if required, demographic information such as marital status, nationality, education, job/qualifications, and family details;
- financial information such as donation history and your bank account details;
- information of your spouse and family, in case you volunteer or register for events, and/or your children for any reason with ICF;
- non-financial information such as passports, driver’s licenses; (if you register for an event, camp, or conference and we, for example, need a driver’s license and/or passport for a rental car or airplane tickets);
- data of employees and volunteers such as skills, languages, and experience;
- notes of your contact with us;
- photos provided by you or photos taken by ICF at celebrations or events.
WHAT SPECIAL PERSONAL DATA DO WE COLLECT?
We may collect and store special personal data (special data as mentioned in the General Data Protection Regulation (GDPR)), such as;
- religious information (presence at events/activities, personal belief decisions, such as baptism, kids blessing, and prayer cards);
- health information provided during pastoral conversations;
- health information to work as a volunteer with ICF (for certain volunteer positions (such as volunteers working with children) we have strict requirements. During the intake procedure we ask many personal questions regarding your health).
HOW DO WE USE YOUR DATA?
We collect information about you for different purposes based on various reasons. Part of the information is, for example, provided by you when registering for activities or events. Sometimes we are, based on law and regulations, obliged to collect and process information about you, and at other moments we will do so to perform our work as a church (not-for-profit).
Your personal data will be treated in compliance with the Law. Your personal data will never be sold or forwarded to third parties. The data will only be shared with third parties when you have explicitly provided approval or in case this is contractually or lawfully permitted or required.
We will not use your personal data for other purposes without obtaining your consent unless this is permitted or required by Law.
In general, the use of your personal data will be based on church (not-for-profit) activities and with your consent will include the following:
- to inform you about celebrations, activities, events, and conferences of ICF;
- to administer employees and volunteers;
- to solicit and process donations, as well as related legal rights and obligations;
- to initiate and maintain your engagement with us;
- to answer questions or requests for further information or a complaint about us, our services, activities, and events;
- to register you for events, conferences and to offer the requested services;
- to help the church provide services and products, which can be of value to people involved with ICF;
- to help ICF in management and administrative purposes, such as accounting, payment with credit- or debit cards, fraud control measures, maintenance, and development.
HOW DO WE SECURE YOUR DATA?
We take technical and organizational measures to secure the personal data we process so that, for example, this data will not be lost. We do this in accordance with the applicable legal requirements and guidelines.
Information provided by you on paper, such as permissions and letters, or information that is being documented in meetings with staff or volunteers, can be transferred to secure virtual systems or stored in secure physical archiving systems.
Third party service providers may process information, fulfill and deliver orders, process donations and credit card payments and provide support services on our behalf. When such details are shared, the applicable agreements will limit the use of your information to the purpose for which it was provided and ensure that the data will be kept secure and in accordance with the applicable legislation for Personal Data Protection and privacy.
All third parties that will process/store personal information comply with the General Data Protection Regulation (GDPR).
PARTIES FOR FINANCIAL HANDLING
All (online) donations with credit- or debit cards are securely processed through external partners. Credit- or debit card details will not be registered by ICF or stored in our systems.
All third parties for the processing of financial transactions comply with the General Data Protection Regulation (GDPR).
HOW LONG DO WE STORE YOUR DETAILS?
We do not store your personal data for longer than is necessary for the purpose for which we process your data. However, sometimes we are (legally) obliged to keep your data longer.
LINKS AND SOCIAL MEDIA
Our website can contain links to other websites or this website may also provide social media buttons, which enables the possibility to share web content directly to a social media platform such as Facebook, Twitter, WhatsApp, and YouTube.
We do not support social media websites and are not responsible for their content unless it is posted or approved by us, nor are we responsible for the cookies that those websites may contain.
The use of such buttons or links is at your own risk and you should verify the authenticity of those websites before posting or providing personal information on those websites.
We do not ask for passwords or personal data through social media.
Websites such as Vimeo and YouTube are used to upload videos to the website and service providers such as Brushfire, MailChimp, and Google Analytics may send their own cookies through this website. Please consult the cookie and privacy policy on the websites of third parties, should you require more information about this.
DOWNLOADS
All documents or files available for downloading from our website are offered to you at the user’s own risk.
WHAT ARE YOUR RIGHTS?
Below you can read what your privacy rights are when ICF has processed your personal data. And how you can send in a request to ICF in case you wish to assert your privacy rights.
SEND REQUEST
You can send your request via e-mail or by letter:
ICF Nederland
Request Privacy rights
van der Werfstraat 25
2312 VS Leiden
The Netherlands
RIGHT OF ACCESS
Do you want to know what personal data ICF has processed about you? Then you can submit an access request.
RIGHT TO RECTIFICATION
Does your personal data at ICF appear to be incorrect, incomplete, or irrelevant? Then you can send an additional request to change or complement your data.
RIGHT TO BE FORGOTTEN
You can, in specific cases, ask ICF to delete your data.
RIGHT TO DATA PORTABILITY
You can invoke the right to data portability (transferability of data) when ICF processes your data because you authorized us to do so. Or to execute an agreement with you. Please note: this only applies to data that ICF processes digitally, so not to paper files.
RIGHT TO RESTRICTION OF THE PROCESSING
You can request ICF to restrict the processing of your data.
RIGHT OF OBJECTION
You can object to the use of your personal data by ICF.
If you would like to exercise any of these rights, please contact the data protection officer Richard Lejour.
REPORT PRIVACY COMPLAINT
Are you in disagreement with how ICF is handling your personal data? Then you can file a privacy complaint with the Data Protection Authority (DPA).
ICF Nederland
van der Werfstraat 25
2312 VS Leiden
The Netherlands
info@icfnl.church